Prywatne firmy zagraniczne w USA podlegają tym samym wymogom prawnym, jak te należące do krajowych właścicieli. Jednym z najważniejszych wymogów dla wszystkich jest prawidłowe rejestrowanie posiedzeń organów zarządzających. Dotyczy to zarówno korporacji (Inc), jak i spółek z ograniczoną odpowiedzialnością (LLC), które dla potrzeb podatkowych traktowane sa jako korporacje.
Czym są protokoły posiedzeń korporacyjnych? Protokoły posiedzeń korporacyjnych stanowią oficjalny zapis posiedzenia firmy. Są wykorzystywane do udowodnienia zgodności działań firmy z prawem, statutem i innymi dokumentami dotyczącymi zarządzania. Większość stanów — z wyjątkiem Delaware, Kansas, Nevady, Dakoty Północnej i Oklahomy — wymaga od korporacji przechowywania protokołów posiedzeń, w tym posiedzeń zarządu. Nawet w Delaware, popularnym stanie dla zagranicznych przedsiębiorców do zakładania korporacji, protokoły są niezbędną wewnętrzną formalnością. Mimo, że the Delaware General Corporation Law, nie nakazuje sporządzania protokołów z każdego posiedzenia korporacyjnego, korporacje są zobowiązane do rejestrowania przebiegu zarówno posiedzeń akcjonariuszy, jak i dyrektorów i sporządzanie odpowiednich protokołów.
Protokoły posiedzeń mogą być wykorzystywane do udowodnienia zgodności z prawem, statutem i dokumentami dotyczącymi zarządzania. Jeśli zarząd podejmie decyzję, która doprowadzi do niekorzystnego wyniku i doprowadzi do sporu sądowego, zarząd może wykorzystać protokoły, aby udowodnić, że przeprowadził wystarczające rozważania, aby podjąć świadomą decyzję podjętą w dobrej wierze.
Tworzenie protokołów ze spotkań korporacyjnych służy kilku kluczowym celom:
Zapis historyczny: protokoły stanowią zapis ważnych spraw, do których członkowie zarządu mogą się odwołać w celach zawodowych i osobistych.
Komunikacja: umożliwiają członkom zarządu komunikowanie się z interesariuszami, którzy nie byli obecni.
Materiał referencyjny: protokoły stanowią punkt odniesienia dla uczestników, pomagając im przypomnieć sobie, co zostało omówione, ustalone i jakie elementy działań zostały przypisane.
Przejrzystość: jasne i szczegółowe protokoły promują przejrzystość w organizacji, jasno pokazując, co wydarzyło się podczas spotkań.
Ochrona przed odpowiedzialnością: dobrze napisane protokoły mogą pomóc chronić dyrektorów przed odpowiedzialnością, pokazując, że rozważyli alternatywy i podjęli dobrze uzasadnione decyzje.
Dowody w postępowaniach prawnych: protokoły mogą być wykorzystywane jako dowody w postępowaniach prawnych lub audytach.
Protokół posiedzeń zarządu powinien zawierać następujące informacje:
Data, godzina i miejsce posiedzenia: Udokumentuj szczegóły dotyczące tego, kiedy i gdzie odbyło się posiedzenie.
Rodzaj posiedzenia: Określ, czy było to posiedzenie regularne, specjalne czy roczne.
Uczestnicy i goście: Wypisz imiona i nazwiska oraz tytuły wszystkich uczestników i gości.
Nieobecni członkowie zarządu: Zanotuj imiona i nazwiska nieobecnych członków zarządu.
Kworum: Potwierdź, że kworum było obecne, aby zatwierdzić przebieg posiedzenia.
Zmiany dotyczące obecności członków zarządu: Zanotuj wszystkie przypadki wcześniejszego wyjścia lub ponownego wejścia członków zarządu na posiedzenie.
Wynik posiedzenia: Zanotuj działania podjęte przez zarząd.
Sporządzanie skutecznych protokołów posiedzeń zarządu obejmuje kilka kluczowych praktyk:
Podsumowuj: Uchwyć główne tematy, argumenty i punkty sporne w zwięzłych podsumowaniach.
Uwzględnij elementy działań: Jasno wymień elementy działań, określając, kto jest odpowiedzialny, i podając terminy.
Notatki Pytania i Wątpliwości: Zapisuj wszelkie pytania lub wątpliwości podniesione przez członków zarządu wraz z udzielonymi odpowiedziami.
Używaj Szablonu: Użyj Szablonu Notatek Ze Spotkań Zarządu, aby mieć pewność, że wszystkie niezbędne informacje zostaną zebrane w jednym miejscu.
Bądź Jasny i Zwięzły: Używaj Nagłówków dla każdego tematu i Punktów Wypunktowanych dla kluczowych decyzji i pozycji do działania, aby zachować przejrzystość.
Utrzymuj Spójny Układ: Utrzymuj Protokół Łatwy do Odczytania i Odniesienia, Używając Spójnego Układu w Całym Zespole.
To Podejście Zapewni, Że Twoje Protokoły Będą Kompleksowe, Jasne i Przydatne Dla Wszystkich Zainteresowanych.
W dniu dzisiejszych technologia zrewolucjonizowała proces protokółowania posiedzeń zarządu. Współczesne firmy coraz częściej przyjmują rozwiązania cyfrowe w celu zwiększenia dokładności i dostępności. Nowoczesne aplikacje usprawniają przygotowywanie agendy zebrania i protokołowanie dzięki takim funkcjom, jak szablony, współpraca w czasie rzeczywistym, automatyczne śledzenie pozycji do działania i łatwa dystrybucja.
Oto niektóre z najpopularniejszych aplikacji służących do protokółowania posiedzeń zarządu:
Notta: Automatyczne robienie notatek i podsumowań.
Beenote: obejmuje automatyczne podsumowania oparte na sztucznej inteligencji, konfigurowalne szablony i wspólne notatki.
Evernote: cyfrowy notatnik, który umożliwia przechwytywanie notatek w różnych formatach, w tym tekst, dźwięk i wycinki internetowe.
Magic Minutes: pomaga lepiej prowadzić spotkania, wysyłając i żądając raportów przed spotkaniami.
MeetingBooster: umożliwia organizowanie protokołów spotkań, planowanie spotkań, edytowanie agend, śledzenie czasu i śledzenie działań.
MeetingSense: zapewnia standardową strukturę spotkań dla wszystkich spotkań.
Tactiq: używa ChatGPT do analizowania spotkań i dostarczania szczegółowego podsumowania.
Otter.ai: Integruje się z różnymi platformami wideokonferencji, takimi jak Zoom, Microsoft Teams i Google Meet.
Fireflies.ai: Narzędzie do robienia notatek ze spotkań oparte na sztucznej inteligencji, które transkrybuje spotkania w narzędziach do wideokonferencji, takich jak Google Meet, Zoom i MS Teams.
Wszystkie te narzędzia oferują zaawansowane funkcje, które sprawiają, że sporządzanie protokołów jest bardziej wydajne i skuteczne, zapewniając, że każde spotkanie jest dobrze udokumentowane i wykonalne.
Comments